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21 Stunden im Monat sparen? Automatische Auftragssuche

Einen wunderschönen Guten Tag!
Haben Sie momentan freie Kapazitäten für weitere Aufträge?
Nutzen Sie bereits Kleinanzeigenportale für die Kundengewinnung?

Aus Gesprächen mit Bekannten und anderen Unternehmen höre ich immer wieder wie anstrengend es ist. Viele sind nur an dem niedrigsten Preis interessiert. Die hohe Qualität Ihrer Arbeit wird nicht wahrgenommen oder verstanden.

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In meinem Fall mit verschiedenen Suchbegriffen kamen am Tag schnell über 100 neue relevante Anzeigen zusammen. Selbst wenn ich einen vorbereiteten Text habe und diesen nur einfüge, dauert es immer noch eine gefühlte Ewigkeit. Ich hielt mich also an einen Zeitplan und verbrachte eine Stunde täglich nur mit Nachrichten versenden. Dazu kam natürlich noch weitere Zeit für die Beantwortung der eingegangenen Nachrichten, Support und Beratungsgespräche.

Zur Klarstellung: Die eingegangenen Mails, Chatnachrichten und Anrufe zu erhalten und beantworten macht mir einen riesigen Spaß! Ich finde es sehr interessant die Probleme und Hürden anderer Unternehmen zu erfahren und zu lösen. Ich freue mich auch darüber, viele sehr interessante Menschen und wertvolle Sichtweisen kennenzulernen!

Das Problem

Der Erstkontakt, also das Nachrichten versenden, ist jedoch ein ziemlich undankbarer Zeitvertreib. Bei einer Stunde am Tag sind bereits 20+ Arbeitsstunden im Monat einfach weg. Dazu kommt die Ungewissheit, ob und wie viele Antworten zurückkommen. Von 100 versendeten Nachrichten kommen bestenfalls 70 zurück, von denen 30 als erstes nach dem Preis fragen. Nein danke, ich kann bei minderqualitativen Angeboten nicht mithalten und das möchte ich auch nicht. Ich will funktionierende Qualität liefern, Geschwindigkeit und Sicherheit. Ich möchte die Lösungen und Programme stetig weiterentwickeln können ohne dabei zu verhungern. Diese „Was ist der niedrigste Preis“ Antworten vergessen leider, dass eine gut funktionierende Lösung auch Pflege benötigt. Vieles ändert sich schnell im heutigen Internet. Große Plattformen bringen oft wöchentlich, teilweise sogar täglich Änderungen heraus. Auch gute Hardware, also die Server, kosten Geld und brauchen Strom.

„You get what you pay for.“ – Preis und Qualität gehen Hand in Hand.
Am Ende des Tages möchte ich mit Kunden und Geschäftspartnern langfristig zusammenarbeiten und einen echten Mehrwert liefern. Eine gute zwischenmenschliche Beziehung ist dabei wichtig. Nur wer Spaß hat an dem was er tut, kann wirklich gute Ergebnisse liefern. Es kommt vor, dass ein guter und erprobter Ablauf auf einmal nicht mehr funktioniert. Dann muss eine bessere Möglichkeit gefunden und umgesetzt werden.

Gut, ich brauchte eine Lösung um die 20+ Stunden für interessante Menschen und Gespräche, den „echten“ Kontakt, freizubekommen. Also ging es an die Planung für ein neues Automatisierungsprogramm…

Die Lösung

Was soll das Programm können?

Zu jeder relevanten Suchanzeige muss ein Text gesendet werden. Das Programm muss ohne manuelles Eingreifen funktionieren und auch aussortieren, wer kontaktiert wird und wer nicht. Der Text muss einen guten Eindruck hinterlassen und zum Thema passen. Praktisch so als würde ich jede Anzeige selbst lesen.

Was muss beachtet werden?

Es hinterlässt einen unseriösen Eindruck, wenn auf die Suchanzeige für ein neues Büro eine Nachricht gesendet wird und ich meine IT-Dienstleistung anbiete. Solche Fehler müssen also unbedingt vermieden werden. Das wurde mit einer entsprechend trainierten künstlichen Intelligenz (KI) integriert, die sich stetig weiter verbessert.
Außerdem darf an jeden Empfänger nur eine Nachricht gesendet werden. Wenn ein Interessent 10 Nachrichten erhält, wäre das genauso schädlich und würde das Ziel komplett verfehlen.
Die Nachrichten dürfen also nicht als Spam gemeldet werden, auch Plattformvorgaben und rechtliche Aspekte müssen beachtet werden, damit es nicht als aufdringliche oder unerlaubte Werbung verstanden wird. Ich für meinen Teil möchte niemanden nerven, der nicht an mir interessiert ist. Daher muss auch ein Mechanismus geschaffen werden damit das funktioniert. Wir haben immerhin alle einen Ruf zu verlieren.

Wie passiert bei einem Fehler oder Änderung?

Bei einem Fehler darf das Programm natürlich nicht einfach weiterlaufen und eventuelle Folgefehler verursachen. z.B. wenn die Nachricht nicht erfolgreich gesendet wurde, darf die Suchanzeige nicht zu den bereits kontaktierten hinzugefügt werden. Genauso dürfen nicht mehrere Nachrichten an den selben Empfänger gesendet werden. In jedem Fall muss sofort eine Benachrichtigung an mich rausgehen mit einer genauen Fehlerbeschreibung und Details zum aktuellen Vorgang. So kann ich direkt auf Änderungen der Plattformen reagieren.

Die Testphase

Nachdem die ersten manuell überwachten Testläufe der Automatisierung sehr gut gelaufen sind, ging es jetzt an den vollautomatischen Testlauf.
Das Programm läuft täglich von Früh bis Abend mit ein paar Minuten Pause nach jedem Lauf. Außerdem werden einige Mechanismen genutzt, um eine Erkennung der Software zu verhindern. Den Verlauf der kontaktierten Gesuche schickt mir das Programm bei Telegram, somit habe ich immer einen Überblick was gerade passiert. Auch das ist ein weiterer Sicherheitsfaktor, dadurch kann ich Möglichkeiten zur Optimierung erkennen und die Ausschluss-KI verbessern.

Am ersten Tag wurden ungefähr 150 Nachrichten verschickt… danach täglich ca. 80-90… !
Mit so einer Menge habe ich natürlich nicht gerechnet und war dementsprechend überfordert mit den ganzen Antworten und Anrufen. Mein Handy klingelte fast durchgängig. Kaum hatte ich aufgelegt kam auch schon der nächste Anruf.

Was soll ich denn jetzt mit so vielen Aufträgen?! Nein so funktioniert das nicht, ich bin keine Agentur mit einem eigenen Callcenter. Ich möchte nach wie vor jeden Interessenten individuell beraten können, denn nicht für jedes Unternehmen ist meine Lösung sinnvoll.

Die Ausschluss-KI wurde nochmals mit vielen weiteren Filtern und Kriterien verbessert, damit wirklich nur noch die Suchanzeigen kontaktiert werden, die am besten zu mir passen. Dadurch gehen jetzt nur noch 20-30 Nachrichten täglich raus. So passt das schon besser.

Mein Fazit nach 3 Monaten

Ja was soll ich sagen? Ich bin extrem begeistert und die unzähligen Stunden der Vorbereitung haben sich definitiv gelohnt! Die gewonnene Zeit kann ich jetzt mit interessanten Menschen verbringen und habe dadurch einen produktiveren Arbeitstag. Das wiederum kommt meiner Kreativität zu Gute und sorgt für bessere Ideen.

Außerdem kommen deutlich mehr Antworten als erwartet. Wenn ich die Anzeigen aus dem Verlauf anschaue, dann sind viele schon nach ein paar Stunden gelöscht. Jetzt habe ich also Zeit gespart und gleichzeitig mehr spannende Aufträge.

Und wie läuft es bei Ihnen?

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, potentielle Kunden anzuschreiben oder anzurufen?
Verzichten Sie aufgrund der schlechten Erfolgsquote sogar darauf, aktiv Kunden zu suchen?
Entgehen Ihnen auch Aufträge, weil andere Anbieter schneller sind?

Die Vorteile kurz zusammengefasst

  1. Der Aufwand für das kontaktieren neuer Kunden wird minimiert.
  2. Es gibt teils deutlich bessere Auftragschancen als bei manueller Suche.
  3. Sie haben erst dann persönlichen Kontakt, wenn Kunden bereits Interesse an Ihnen haben.
  4. Sie haben mehr Zeit, sich um wichtige Dinge in Ihrem Unternehmen zu kümmern.
  5. Die Antworten erhalten Sie bequem in Ihr Email-Postfach.

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